De la Comunitat Valenciana i amb gairebé 70.000 habitants i una superfície de 135,5 km2, Sagunt és la quarta ciutat de la província de València per població.
En el creixement demogràfic ha influït poderosament la immigració  de procedència diversa, en la seva majoria d'Aragó i Castella.
El seu pes demogràfic es deu a la instal·lació d'importants indústries siderúrgicas en la seva costa a principis del segle XX, formant el nucli urbà actual del Port de Sagunt.
La seva economia estava basada principalment en la indústria siderúrgica i en l'exportació d'agres. Dins del sòl conreat prevalen cultius de secà com garrofers, oliveres, vinyes i ametlles; mentre que els cultius de regadiu es caracteritzen pel taronger i altres fruiters.


Situació
Fins a la implantació i engegada de les diferents plataformes de Sage, l'Ajuntament de Sagunt disposava d'un sistema de comptabilitat integrada que malgrat el seu bon funcionament, estava esgotat tecnològicament. La incorporació d'un nou sistema havia de complir un requisit imprescindible: permetre la signatura electrònica.

Solució
SICALWin, integrant procediments desenvolupats en el gestor documental FIRMADOC i la Gestió del pressupost de Sage

Beneficis
Entre altres beneficis que la implantació de les plataformes de Sage ha facilitat a l'Ajuntament de Sagunt es troben, no sol els que es refereixen als aspectes tecnològics, sinó que la seva posada en funcionament ha suposat un canvi organitzatiu i de cultura en els gestors municipals, fent-los partícips del projecte en la seva globalitat i aconseguint d'aquesta manera el creixement de totes les àrees de l'organització quant a la gestió econòmica i pressupostària municipal.

 L'Ajuntament de Sagunt implanta la signatura electrònica A la ciutat de Sagunt

Situada en la Comunitat Valenciana, conflueixen dos eixos importants de comunicacions; el que parteix cap a l'interior -Aragó i nord d'Espanya- i el que comunica Catalunya amb Andalusia, travessant tota la Comunitat Valenciana. Aquesta situació estratègica li ha portat a convertir-se en un dels més importants de la seva comunitat amb el consegüent desenvolupament demogràfic i econòmic.

i el que comunica Catalunya amb Andalusia, travessant tota la Comunitat Valenciana. Aquesta situació estratègica li ha portat a convertir-se en un dels més importants de la seva comunitat amb el consegüent desenvolupament demogràfic i econòmic.
Aquest progrés global ha suposat un treball extra per als seus gestors municipals que han hagut d'adaptar la seva forma de treballar a les noves necessitats dels ciutadans i a la implantació de les tecnologies més avançades o concordes amb els nostres temps.

Reflex d'aquest desenvolupament ha estat també una major sensibilitat amb l'impuls de la Societat de la Informació i el Coneixement, que els responsables del Consistori han dut a terme en els últims anys, amb l'objectiu d'establir la plena comunicació amb els seus ciutadans i millorant alhora tot no sol el referent a l'Administració electrònica, sinó també a la forma de treballar dels seus funcionaris.

Principals necessitats detectades
Els responsables de la Intervenció municipal de l'Ajuntament de Sagunt expliquen que “per fer front al treball diari del consistori, es comptava amb l'experiència d'un sistema amb un cert nivell tecnològic, en el moment en què es va implantar, que integrava la comptabilitat amb gestió tributària, seguiment de gestió d'expedients, etc., però que tecnològicament era un producte esgotat, per la qual cosa ens vam proposar donar un salt però amb un requisit imprescindible, que el nou sistema havia de permetre la signatura electrònica i la configuració de processos”. “El punt de partida d'aquest projecte va ser la recerca dels millors productes del mercat, independentment de qui fos el subministrador. Es buscava una solució en el qual la integració fos un dels requisits més importants, ja que els sistemes havien d'entendre's entre sí”, afirmen els responsables de la Intervenció. A partir d'aquí havien de ser els propis responsables de cada àrea els que prenguessin les seves decisions i gestionessin la solució, responsabilitzant-se de les eines”.

Aquesta decisió que prenen des del consistori era difícil perquè com s'assenyala “significava treballar colaborativament”, cosa que no és molt habitual en l'Administració Pública. Per això va resultar complicada i va suposar un canvi de cultura, un pas important, no obstant això les àrees gestores han millorat la seva gestió i  el seguiment de la gestió permetent relacionar-nos amb els nostres proveïdors directament i cadascun ha d'aconseguir desenvolupar el seu producte adaptant-los a la seva gestió, pel que amb el desenvolupament dels seus producte estan més satisfets”. Per dur a terme aquest projecte, des del consistori es va dissenyar un plec únic de condicions tècniques de la licitació per tot el referent a comptabilitat i gestionat per l'àrea econòmica de l'ajuntament.

i al que es van poder presentar totes les empreses interessades. Finalment la solució acceptada va ser la de Sage, amb el seu sistema Integrat de Gestió Econòmica, Financera i Pressupostària SICALWin, i el desenvolupament dels processos de gestió de subvencions, que permet el manteniment i gestió de totes les subvencions concedides per l'entitat, així com el desenvolupament el desenvolupament d'altres procediments de l'àrea econòmica.

Fases i durada del projecte
Des de la Intervenció s'explica que el pla es va dissenyar en tres fases, ja que “el projecte de renovació tecnològica va ser molt ambiciós. S'havia passat per canvis en l'adreça de l'àrea i, a més, dita àrea estava en un nivell tecnològic de fa deu anys. No havia evolucionat organitzativament, per la qual cosa el primer plantejament va ser descentralitzar la despesa, que no fos la pròpia intervenció la que portés els processos, sinó que els gestors accedissin a ells a través de les eines que havíem adquirit, que controlessin en cada moment en quina situació estaven quant als seus pressupostos . Això ha suposat un gran èxit, la cadena s'ha dotat de major responsabilitat en la gestió, ja que poden en tot moment saber la situació en què es troben”. Però encara que com s'afirma pels seus responsables ha estat un gran èxit, també ha estat un procés molt costós, “perquè s'ha treballat amb professionals de tot tipus i de totes les àrees, amb quaranta centres gestors de la despesa. Per poder portar-ho endavant  vam haver de definir un responsable i un tramitador en cadascun d'ells i per damunt els responsables polítics. Ha significat un procés de formació difícil que ens ha obligat a una àrdua labor de reciclatge de professionals que tenien molt diferents procedències, fins i tot alguns no administratives, per la qual cosa en aquests casos el més difícil ha estat vèncer la seva resistència inicial, convèncer-los que els nous processos no eren tan complicats i que els beneficis i millores anaven a ser importants. Finalment tot ha culminat amb la satisfacció d'aquests treballadors que han aconseguit elevar el seu nivell professional”.

El treball en aquest punt del projecte va ser complicat doncs va suposar oferir formació a una gran quantitat de treballadors perquè aprenguessin a registrar factures, en un primer moment sense signatura electrònica, i registrar partides dels centres de despesa. “Existien els circuits, però no el procés”, i no sempre les estructures organitzatives tenien en compte l'estructura del pressupost i a més amb una dificultat afegida, estàvem en pròrroga pressupostària des de 2009, la qual cosa va suposar que el pressupost per a aquesta partida no estigués adient a la normativa ni legal ni jurídica”.

En una segona fase, que va començar a la fi de 2010, es van digitalitzar les factures i es va incorporar la signatura electrònica, “va ser un període complicat”, assenyalen els seus responsables, “perquè va coincidir amb el final de l'exercici amb tots els processos que això significa i a més amb un sistema nou, però decidim fer-ho així per començar 2011 amb la nova plataforma en ple funcionament. Incloem en el procés als els regidors que ja disposaven de la seva signatura electrònica”. Un aspecte important va ser la implicació dels responsables polítics, que van apostar clarament pel canvi i que van treballar molt amb les persones del departament de Sistemes responsables de l'aplicatiu i de la Intervenció.

quatre transversals de l'administració que són els que han de veure amb les subvencions i la resta dels procediments propis de la intervenció municipal. El nostre objectiu és que la tramitació electrònica sigui el més completa possible, i per això hem definit nivells encara que ens falta per habilitar la seu electrònica, que serà el següent gran pas”, expliquen els seus responsables.

Beneficis i millores evidents
Encara que el treball per engegar tot aquest procés ha estat i és dur, en aquests moments comencen a veure's els beneficis, que com s'assenyala, en un primer moment “han estat fonamentalment organitzatius quant al canvi de mentalitat i de responsabilitat dels gestors a l'hora de triar i introduir les eines informàtiques més adients per al seu treball. I encara que això ha xocat, i segueix xocant amb la visió tradicional de l'ajuntament i ha provocat conflictes, el temps ho posa tot en el seu lloc. Gràcies a això hem aconseguit l'accés a noves tecnologies, a una nova manera de treballar amb la creació de cadenes de gestió, de tal forma que el que cadascun fa repercuteix en el treball dels altres, cal treballar col·laborant entre ells, alguna cosa que com ja assenyalava no és habitual en l'administració, i no com si cada departament fos una illa” comenten des d'Intervenció.

Per als seus responsables era necessari, “fer-los partícips del projecte en la seva globalitat, que no individualitzi el procés i vegin que treballant en conjunt guanyen, que la tasca de fons no és la mateixa si es reparteixen els pesos i el sistema guanya i la nostra organització millora també”.

Plans de futur
Els avanços en l'eliminació del paper són ara un dels objectius del consistori. “Sagunt tenen dos nuclis urbans i molta dispersió d'edificis municipals, i encara que encara estem en les primeres fases del projecte d'eliminació del paper, en engegar la cadena de gestió, l'avanç serà immediat perquè s'eliminaran molts dels trasllats físics de documents d'un edifici a uns altres. Per créixer necessitem que totes les parts de l'organització evolucionin de forma similar, hem d'adonar-nos que estem en el mateix vaixell, i és positiu col·laborar amb els qui volen adaptar-se tecnològicament” conclouen des d'Intervenció.

Més informació a: Sage Administración Pública