Perfil:
Salou és un municipi costaner amb una superfície de 15,13 quilòmetres quadrats i una població de 26.650 habitants i situat en la Costa Daurada, a 10 km de la ciutat de Tarragona i a 9 de la ciutat de Reus. És considerada la capital de la Costa Daurada, i s'ha convertit en un de les destinacions turístiques més importants. Fundada pels grecs el segle VI a. C., la ciutat va constituir un destacat port comercial durant l'Edat Mitjana i l'Edat Moderna.
Salou compta amb quatre platges i nombroses cales, sent la Platja de Llevant la principal de Salou amb 1.200 metres de sorra fina.


Situació:
Fins a la implantació i engegada de les diferents plataformes de Sage, l'Ajuntament Salou comptava amb una aplicació d'un tercer subministrador que ja no cobria les seves necessitats, per la seva falta d'actualitzacions i d'evolució. A més la implantació de la i-administració va fer sorgir en el consistori noves necessitats que van obligar a buscar alternatives i un nou sistema de gestió municipal.


Solució:
FIRMADoc, SICALWin, WINGTSQL, Padró Municipal d'Habitants i Portal del Ciutadà de SAGE Aytos

Beneficis:
L'Ajuntament de Salou ha aconseguit amb la implantació de les diferents plataformes de SAGE, un alt nivell d'integració de totes les aplicacions existents millorant la qualitat de la informació que ofereixen i gestionen, reduint les dobles tasques i el temps en la gestió dels expedients.

L'Ajuntament de Salou millora la integració de la seva informació i redueix els terminis d'execució dels processos municipals

Situada en la Comunitat de Catalunya, Salou s'ha convertit en un referent en el turisme internacional. No obstant això, els seus gestors no s'han conformat amb convertir-se en una destinació turística sinó que des de fa ja temps treballen per aconseguir implantar plenament la Societat de la Informació i la i-administració, millorant la relació amb els seus ciutadans i estenent els avantatges i beneficis que suposen en aquests dies les Tecnologies de la Informació, no solament als treballadors de les seves diferents instàncies oficials i corporatives, sinó a tots els ciutadans.

Abans de la modernització dels seus sistemes, l'ajuntament de Salou disposava d'una plataforma d'un subministrador que, ja no donava resposta a les seves necessitats, com explica Jesús Redón, cap del servei d'Informàtica. "Treballavem des de feia 10 anys amb un producte integrat d'un proveïdor que ja no cobria les nostres necessitats en àrees com la gestió tributària i comptable, la recaptació o el padró de població. Era una empresa petita que havia estat adquirida per una més gran i el seu producte no havia estat actualitzat, no havia evolucionat al ritme que és necessari en aquests moments".

Tot això creava problemes de compatibilitat i dificultava el treball dels funcionaris de l'ajuntament, per la qual cosa els responsables del consistori es van plantejar dur a terme un canvi i substituir-ho per un altre que els permetés la modernització dels sistemes de gestió, que incorporés les eines més modernes possibles i més adaptades a les noves demandes dels ciutadans en aspectes com la comunicació telemàtica entre l'ajuntament i els seus habitants.


Principals necessitats detectades
Una vegada que des de l'ajuntament de Salou es pren la decisió de canviar tant el sistema de gestion municipal com el proveïdor, el primer pas va ser realitzar una consulta entre els usuaris interns per conèixer de primera mà les seves necessitats i sobretot definir els nous requisits que la Societat de la Informació i el Coneixement i la i-administració imposa a les Administracions Locals.

"Dos eren els requisits que per nosaltres eren imprescindibles", assenyala  Jesús Redón, "d'una banda el suport tècnic, que els nostres usuaris tinguessin darrere un suport per part del fabricant que els donés resposta als dubtes que poguessin sorgir, tant a nivell tècnic com sobre canvis legislatius, alguna cosa que fins llavors no teníem resolt, i per un altre, que la plataforma fos actualitzada constantment, tant per respondre als canvis legislatius i de normativa com a les novetats tecnològiques. A més volíem aprofitar aquest canvi per donar el salt i buscar eines que ens permetessin no solament recuperar una situació de normalitat, sinó créixer encaminats cap a tot el relacionat amb la i-administració".


A la recerca de la solució adequada
Per trobar tant el proveïdor com la solució més adequada a les seves necessitats, l'Ajuntament de Salou va convocar, mitjançant procediment obert, un concurs públic en el qual van participar diversos proveïdors. Es va realitzar, a través d'una mesa de contractació, una anàlisi tècnica i econòmic i va ser la proposta de SAGE la que va resultar guanyadora.

La solució adoptada per Salou està integrada per FIRMADoc, SICALWin, WINGTSQL, Padró Municipal d'Habitants i Portal del Ciutadà de SAGE Aytos. La integració de totes aquestes solucions proporciona a l'Ajuntament una plataforma sòlida i robusta per a la gestió de totes les seves activitats diàries i la millora de l'eficàcia en els seus serveis al ciutadà.

L'aplicació FIRMADoc-BPM és una suite completa per a la gestió dels documents electrònics de les organitzacions. Comprèn totes les funcions del cicle de vida d'un document: creació, manipulació, aprovació, consulta i arxivat. caldria destacar el seu complet catàleg de característiques funcionals que li permeten executar qualsevol tasca pròpia d'un gestor documental corporatiu, facilita la seva plena Integració amb SICALWin, desapareixent el paper i aprovant-se qualsevol document comptable mitjançant i-signatura. Compleix amb la legislació actual quant a signatura electrònica reconeguda, suportant 39 tipus de certificats diferents. (DNI-i, FNMT, CatCert, ACCV, IZENPE, Camerfirma, Firmaprofesional, etc).

Per la seva banda, SICALWin és un sistema Integrat de Gestió Econòmica, Financera i Pressupostària que inclou la rendició de comptes en els nous formats i vàlid per tots els OCEX i el Tribunal de Comptes. Permet la presentació telemàtica de la liquidació de pressupostos de les entitats locals, així com la informació econòmica requerida pel Ministeri d'Economia i Hisenda, la informació fiscal periòdica i l'intercanvi d'informació amb l'AEAT per al conveni d'embargaments de pagaments pressupostaris. És multientitat i multiejercicio.

El sistema de Gestió Tributària WINGTSQL és una aplicació de Gestió d'Ingressos i Recaptació, que permet gestionar i optimitzar els processos administratius  per a la gestió dels impostos, taxes i preus públics de l'Ajuntament.
L'objectiu d'implantar tot aquests sistemes va ser, com assenyala el cap del Servei Informàtic de l'Ajuntament de Salou, "la nostra aposta per la i-administració, per a això  l'aplicació FIRMADoc-BPM és una eina perfecta per facilitar els tràmits en temps real, tant als ciutadans com a les empreses del municipi. Evitem molts desplaçaments per a gestions que poden ser realitzades de forma telemàtica, com a pagaments online, consulta de tributs, l'actualització de les seves dades, la presentació de factures en el cas dels autònoms, i tot això a través del Portal del Ciutadà que integra Sage Aytos".


Portal del Ciutadà
L'engegada del Portal del Ciutadà ha ajudat a l'Ajuntament de Salou a consolidar l'administració electrònica, estant integrat pel Portal del Ciutadà, Administració i Extranet. El primer d'ells permet l'accés dels ciutadans per a la consulta de dades i la realització de tràmits. La part d'Administració és l'aplicació des de la qual es realitza tota la configuració, comunicació amb el ciutadà, manteniment i explotació de portal per part dels usuaris administradors. I finalment l'Extranet, és el mòdul des del qual els usuaris *tramitadores de peticions podran donar-li curs a les sol·licituds enviades pels ciutadans, podran acceptar, denegar o retornar amb opció a correcció les peticions de certificats de béns, sol·licitud de canvi de dades personals.


Fases i durada del projecte
Com no podia ser d'una altra mamera, la implantació de totes les eines de SAGE s'ha fet, com assenyala Jesús Redón, "de forma progressiva en diverses fases. El primer que implantem, al maig de 2011, va anar el sistema de gestio comptable. A continuació, al juny de 2011, just després de les últimes eleccions municipals, duem a terme la gestió de població. Aquest va ser un procés complex doncs va requerir la migració de dades de tots els ciutadans de Salou. Al novembre arrenquem la migració i engegada de la part de gestió tributària i recaptació i ara ens queda l'adaptació i migració d'algunes parts i sobretot començar a aportar al treball diari noves funcionalitats que ens permeten les eines de Sage, com per exemple el tema de la signatura electrònica que s'implantarà abans de l'estiu i que va a significar un veritable salt. Al setembre tindrem ja disponible per als ciutadans el Portal del Ciutadà".

Amb l'engegada del Portal del Ciutadà, l'Ajuntament de Salou podrà ampliar l'oficina virtual de la qual ja disposen i el registre telemàtic, ampliant, com afirma Jesús Redón, "el ventall de tràmits més propers al ciutadans"


Beneficis i millores evidents
Encara que encara és aviat per veure tots els beneficis aconseguits amb els canvis introduïts en els sistemes de gestió de l'Ajuntament de Salou, si és cert que ja s'han percebut millores. Com afirma el cap del Servei Informàtic, "hem aconseguit un alt nivell d'integració entre totes les aplicacions i entre la informació que aquestes suporten, la qual cosa ens permet millorar la qualitat de la informació que oferim i gestionem, reduint dobles tasques i el temps en la gestió dels expedients. A mesura que avancem en la utilització de les plataformes anem a anar notant noves millores, optimitzant el tractament massiu d'informació, en procediments específics interns com per la gestió de les factures a proveïdors. Hem començat a aplicar mètodes per aconseguir reduir els terminis de gestió i liquidació d'acord amb la legislació actual, i això ha estat possible amb els canvis organitzatius gràcies a les eines de gestió que Sage posa a la nostra disposició".


Planes de futur: paper zero
Entre els plans de futur del consistori Jesús Redón assenyala "ens centrem en la tramitació d'expedient digitals complets. Això significa prescindir de la documentació en paper. El nostre objectiu és que això suposi la reducció del paper dins del propi ajuntament, que no sigui necessari el tràfic de documentació física d'un departament a un altre, sinó que tot es faci de forma electrònica". 
Aconseguir que les notificacions als ciutadans arribin de forma electrònica és un altre dels objectius del consistori amb la signatura digital, la qual cosa reduirà el temps i potencia la i-administració. "Volem reduir el nombre de visites del ciutadà a l'ajuntament per resoldre els seus tràmits. Aquest és un objectiu a mitjà i llarg termini i les eines de Sage ens permeten avançar en aquest projecte. És el full de ruta que marca el camí a seguir", finalitza Jesús Redón.



Més informació a: Sage Administración Pública